Sikkerhet og velvære: Sentrale temaer for forretningsreiser i 2024
Sikkerhet og velvære har blitt enda viktigere for bedrifter som sender ansatte på forretningsreiser i 2024. Verden etter pandemien har ikke bare sett en økning i reiser, men også en mer kompleks risikoprofil. Bedrifter må derfor prioritere å utvikle strategier for å beskytte ansatte, samtidig som de fremmer mental helse og trivsel på reise.
Teknologisk utvikling for tryggere reiser
I en verden hvor vold og uro øker globalt, har bruken av moderne sikkerhetsteknologi blitt essensiell. Verktøy for reiserisikohåndtering lar bedrifter overvåke reiser, informere ansatte om potensielle trusler, og raskt kommunisere ved nødsituasjoner. For å nevne noen er International SOS og WorldAware verktøy som gir bedrifter muligheten til å spore de ansattes plassering i sanntid, analysere sikkerhetsrisikoer på destinasjonen, og sende varsler ved nødsituasjoner. Disse plattformene integrerer data fra ulike kilder for å gi oppdatert informasjon om politisk uro, naturkatastrofer, og helsefare (AFIMAC Global),(Amex GBT - United States).
Men til tross for tilgjengelige verktøy viser en rapport fra 2023 at 41% av forretningsreisende aldri ble informert om potensielle sikkerhetsrisikoer på sine reisemål, noe som peker på et klart forbedringsområde for bedrifter som vil sikre sine ansatte på reise (AlertMedia). Det er et urovekkende høyt tall for noe som er så viktig. Dette gapet betyr at mange ansatte er mer utsatt for uforutsette situasjoner på reise, noe som kan sette deres sikkerhet i fare - en betydelig utfordring som må adresseres. For travel managers er det derfor nødvendig å ta flere viktige grep for å forbedre bedriftens reisepolicy og skifte fokus til en mer proaktiv tilnærming. Gjennom ulike seminarer og webinarer som NBTA har holdt i år, har eksperter innen sikkerhet delt noen gode tips:
Forbedre informasjonsflyten før reisen: Reiseplanleggeren bør sikre at alle ansatte får omfattende informasjon om reisemålet før de drar. Dette inkluderer risikoanalyser fra reiserisikoverktøy, samt sikkerhets- og helsetips relatert til den spesifikke destinasjonen. I tillegg bør bedrifter innføre rutiner for å distribuere oppdatert informasjon til de reisende basert på sanntidsdata.
Utarbeide en tydeligere risikohåndteringspolicy: Bedrifter som ikke allerede har implementert obligatorisk risiko-briefing før reisen i sin reisepolicy, bør gjøre dette umiddelbart. Slike tiltak vil sikre at den eller de ansatte er informert om mulige farer og hva de skal gjøre dersom en krisesituasjon oppstår.
Automatisere sikkerhetsvarsler gjennom verktøy: Et annet fokus bør være å integrere verktøy som gir automatiserte varsler under reisen. For eksempel kan ansatte få sanntidsoppdateringer fra apper, f.eks., Safeture eller GeoSure, som gir dem informasjon om potensielle farer basert på deres geografiske plassering. Dette kan bidra til å redusere risikoen til den ansatte, da de umiddelbart kan ta affære når en situasjon oppstår.
Fokusere på individuell sikkerhet: En revidert reisepolicy bør også inkludere en mer individuell risikovurdering som tar hensyn til den reisendes personlige situasjon (kjønn, etnisitet, etc.) . Dette er spesielt viktig da enkelte grupper kan være mer sårbare i visse regioner, noe som krever tilpassede risikoanbefalinger.
Foreta sikkerhetsopplæring og simulering: Å tilby sikkerhetsopplæring før reisen kan være avgjørende. Bedrifter kan organisere krisesimuleringsøvelser eller workshops hvor ansatte lærer hvordan de skal reagere på farlige situasjoner som naturkatastrofer, voldelige protester eller medisinske nødsituasjoner. Dette vil gjøre de ansatte bedre rustet til å håndtere uforutsette hendelser på en effektiv måte.
Mental helse og trivsel
Forretningsreiser kan være krevende for den reisende, både fysisk og psykisk. I 2024 ser vi en økende bevissthet rundt behovet for å ta vare på ansattes velvære før, under og etter reisen. Voksende hybride arbeidsmiljøer etter pandemien har gitt grobunn for "bleisure"-reiser, hvor ansatte kombinerer arbeid med fritid for å balansere stressnivået og øke trivselen på reise (AlertMedia) (AFIMAC Global). Arbeidsgivere oppfordres derfor til å tilrettelegge for slike muligheter, da det kan bidra til en mer behagelig opplevelse for den ansatte, som for mange kan oppfattes som en stressende del av arbeidslivet. Vi har skrevet en egen artikkel om fordelene ved “bleisure-reiser”, den kan du lese her: https://www.nbta.no/aktuelt/derfor-br-du-vurdere-bleisure-neste-gang-du-skal-p-forretningsreise
For å sikre at ansattes mentale helse og trivsel blir ivaretatt på jobbreise kan bedriften, travel manageren eller reiseplanleggeren implementere flere konkrete tiltak. Våre medlemmer har delt gode tips, her kommer de:
Gi fleksibilitet og tid til restitusjon: Lag en reiseplan som legger til rette for pauser med hvile, spesielt ved lange reiser eller tidssoner. Det kan redusere stress knyttet til overarbeid og jetlag. Sørg også for at den reisende får tilstrekkelig med fritid for å slappe av og ta vare på seg selv under reisen.
Støttende kommunikasjon: Den reisende bør ha enkel tilgang til kontakt med HR, ledelsen eller helsepersonell under reisen. Bedrifter kan opprette en dedikert linje eller plattform for ansatte som opplever stress, bekymringer eller ubehag på reise.
Tilrettelegg for trivsel gjennom teknologi: Bruk av apper som fremmer mental helse, som for eksempel apper for meditasjon eller apper for trening, kan bidra til at ansatte opprettholder et positivt tankesett mens de er på reise. Fysisk aktivitet har også vist seg å gi en rekke positive helseeffekter som bedre søvn, mindre stress og det er også forebyggende mot en rekke sykdommer,
Sosial støtte og fellesskap: Bedrifter bør fremme en følelse av fellesskap ved å f.eks. arrangere teamaktiviteter eller gruppereiser. Når ansatte føler seg sosialt støttet av kollegaer, kan det bidra til å redusere følelsen av isolasjon og stress under reisen, og styrke selvfølelsen.
Klare retningslinjer for balanse mellom arbeid og fritid: Utvikle retningslinjer som oppfordrer ansatte til å sette grenser mellom arbeids og fritid, spesielt dersom reisen går til et sted hvor tidsforskjeller kan føre til uvanlige arbeidstider. Det kan, igjen, også være nyttig å tilby muligheter for “bleisure-reiser”, slik at ansatte kan kombinere arbeid med fritid.
Sikre et komfortabelt arbeidsmiljø: Reiseplanleggere eller travel managers bør prioritere kvalitet innkvartering og arbeidsfasiliteter som støtter mental helse, for eksempel ved å velge hoteller med gode treningsfasiliteter, sunn mat og/eller stille arbeidsområder.
Inkluderende reiseprogrammer
Mangfold og inkludering spiller også en større rolle i forretningsreiser. Flere bedrifter utvikler retningslinjer som tar hensyn til ulike risikofaktorer basert på kjønn, seksuell orientering og etnisitet, for å sikre at alle ansatte føler seg trygge under sine reiser (Amex GBT - United States). Det kan være vanskelig å vite hvordan man skal jobbe med tiltak for å sikre et inkluderende reiseprogram. Flere medlemmer har delt gode tips fra ulike artikler, men også hvordan de selv jobber med et inkluderende reiseprogram, her er noen innspill:
Foreta demografiske risikovurderinger: Vurder individuelle sikkerhetsrisikoer basert på ansattes kjønn, etnisitet eller seksuell orientering, og gi tilpassede råd for å redusere risikoen på spesifikke reisemål.
Oppford til mangfoldstrening: Gi opplæring i kulturell bevissthet og mangfold til både reiseplanleggere, travel managers og ansatte for å forstå ulike utfordringer og behov under reiser.
Velg trygge og tilgjengelige reisemål: Prioriter reisemål og overnattingssteder som har godt etablerte policyer mot diskriminering, og som tilbyr tilgjengelighetsfasiliteter for ansatte med spesielle behov.
Ha en åpen dialog om individuelle behov for den ansatte: Skap et inkluderende miljø der ansatte føler seg komfortable med å uttrykke personlige bekymringer eller spesifikke reisebehov.
Sikkerhet, trivsel og et inkluderende fokus vil være avgjørende for fremtidens forretningsreiseprogrammer. Bedrifter må tilpasse sine strategier for å sikre både fysisk og psykisk helse for de ansatte på reise.