Dette er NBTA

NBTA | Norwegian Business Travel Association er et nettverk for innkjøpere og leverandører innen forretningsreisebransjen.

Vårt formål er å skape større innsikt og forståelse av Travel Management og forretningsreiser som et kompetanseområde. Dette gjøres gjennom aktiv deltakelse og engasjement i foreningens arrangementer, blant annet fag- og medlemsmøter, hvor kompetansedeling og relasjonsbygging står i sentrum. På denne måten kan ulike virksomheter få kontroll over sine reisekostnader og få mest mulig ut av sitt reisebudsjett.

I tillegg er det viktig å skape sikkerhet og tilfredshet for de reisende. Derfor er NBTA delaktig i Nordiske, Europeiske og internasjonale organisasjoner, som blant annet GBTA | Global Business Travel Association, for å fremme saker overfor sentrale myndigheter i EU. Saker som vil ha innvirkning på norske bedrifter og ansatte på reise i eller gjennom Europa. Se GBTA for nærmere beskrivelse.

NBTA ønsker å være premissgivere innen forretningsreisebransjen. Vårt verdigrunnlag er å være framtidsrettet, inkluderende, proaktiv og profesjonelle. NBTA skal være den ledende arena innen Travel Management.

Ønsker du å bli en del av vårt nettverk? Se nærmere opplysninger under Bli medlem.

Foreningens historie

Foreningen ble stiftet i 1981 under navnet NTMA – Norwegian Travel Managers Association. Initiativtakerne ønsket et forum som møteplass for innkjøpere av forretningsreisetjenester, fra både privat og offentlig sektor. Leverandører av reisetjenester ble invitert til å presentere sine produkter men ble ikke tatt opp som medlemmer de første årene. I 2001 ble navnet endret til Næringslivets Reiseforum – NTMA, og det ble besluttet å oppta leverandører som assosierte medlemmer i foreningen. I 2006 endret foreningen enda en gang navn, nå til Norwegian Business Travel Association – NBTA.

  • Begrunnelsen for navneendringen var tilpasning til våre internasjonale søsterorganisasjoner og en forsterket betydning av formålet til foreningen. Det ble samtidig besluttet at «Næringslivets Reiseforum» kan benyttes som støttenavn da det er så godt innarbeidet i Norge. Navneskiftet medførte også en ny logo, og denne ble presentert under feiring av foreningens 25 års jubileum i november 2006.

Travel management

Travel Management består av 4 bærende elementer: Policy, rutiner, avtaler og kommunikasjon. Alle elementer er like viktige og de er avhengig av hverandre for at Travel Management skal være effektivt. I mange virksomheter er reisekostnadene en av de største postene i budsjett og regnskap. Men – som oftest begrenses reisekostnadene til de direkte kostnadene ved en reise, f.eks. flybilletter, hotellopphold, leiebil osv. Det mange ikke tenker på, er all administrasjon og tid som går med til reiser (planlegging, bestilling, reiseforskudd, oppgjør osv.). Ofte er disse kostnadene skjult i lønnsbudsjettene som indirekte reisekostnader. Disse kan utgjøre så mye som opp til 50% av de direkte reisekostnadene.

  • Tradisjonelt har det ikke vært så stort fokus på Travel Management som fagområde, men i den senere tid har mange bedriftsledere innsett hvilke potensialer for besparelser det ligger i effektiv reiseadministrasjon. Etter hvert har det blitt vanlig i større bedrifter å ha en egen Travel Manager som sørger for optimalisering av hele reiseprosessen. Dette innebærer å utarbeide reisepolicy og rutiner og sørge for at disse blir fulgt, inngå leverandøravtaler som er tilpasset bedriftens reisevirksomhet samt kommunisere med alle involverte parter i en reise.

Policy

En reisepolicy er selve grunnlaget for effektiv reiseadministrasjon. Den skal si noe om hvorfor man reiser, ikke bare hvordan, og den skal inneholde overordnede retningslinjer for reiseaktiviteten i virksomheten. Undersøkelser viser at en god reisepolicy som er forankret i alle ledd, kan bidra til å redusere reisekostnadene. En god reisepolicy må bygge på, men samtidig utfordre, bedriftens kultur. Sentralt i reisepolicyen er kostnadsbevisst holdning og lojalitet til rutiner og valgte leverandører. Den skal også avklare forholdet til bonusprogrammer og elektroniske løsninger. Policyen bør ha rom for avvik, men det er viktig at disse avvikene må forklaress i hvert enkelt tilfelle.

Rutiner

Rutinebeskrivelser skal konkret si noe om hvordan man skal håndtere prosessene før, under og etter en reise. Rutinene må bygge på reisepolicyen, og de må være implementert i bedriften på lik linje med andre retningslinjer. Både interne og eksterne rutinebeskrivelser må være på plass. De interne omfatter f.eks. reiseregning og -oppgjør, mens eksterne eksempelvis består av bestilling, levering og betaling av reisetjenester, altså der tredjepart er involert i reisen. Leverandører må således involveres i rutinene slik at man sikrer optimalt samarbeid og effekt av ulike avtaler.

Avtaler

Etter å ha kartlagt bedriftens reisemønster, har man grunnlag for å inngå rammeavtaler med et begrenset utvalg av leverandører. Gode avtaler kjennetegnes ved at de gir fordeler til begge parter. Forutsigbart reisevolum og -mønster sammen med enkle rutiner gjør at leverandørene er i stand til å gi bedriften gode betingelser og høyt servicenivå. Travel Management blir ikke komplett uten gjensidig forståelse og tillit gjennom intern og ekstern kommunikasjon. I tillegg til informasjon om policy, rutiner og avtaler, omfatter intern kommunikasjon også opplæring, klagebehandling osv. Ekstern kommunikasjon til leverandørene består av oppfølgingsmøter, gjennomgang av rapporter og statistikker osv.

Kommunikasjon

Gode forbindelser og samarbeid er nøkkelfaktorer for suksessfylt Travel Management, både innad i virksomheten og overfor samarbeidspartnere innenfor reiselivsnæringen. Travel Management betaler ofte seg selv gjennom kostnadsbesparelser. Travel Manager-funksjonen innebærer gjerne at man alene besitter spesialkompetanse i sin virksomhet. I NBTAs nettverk kan man diskutere jobboppgaver og løsninger sammen med «kolleger» i andre virksomheter og organisasjoner.