Invitasjon til seminar på Grand Hotel

Hvordan lykkes med arrangementer, planlegging, gjennomføring og evaluering?

Kjære medlemmer og potensielle medlemmer,

NBTA, i samarbeid med Scandic, har gleden av å invitere deg til en inspirerende dag på det ærverdige Grand Hotel Oslo, som nylig har feiret sitt 150-årsjubileum.

Bli med oss for å utforske sentrale temaer innen kurs- og konferanse planlegging, og få verdifulle verktøy og innsikter som vil heve kvaliteten på dine arrangementer.

Temaene for dagen inkluderer:

• Introduksjon til Kurs- og Konferanse Planlegging:
  Hva kreves for å skape et vellykket arrangement?

• Oppdragsbeskrivelsen:
  Definer målsetningene og vurder investeringsviljen.

• Praktiske Verktøy for Planlegging:
  Lær om tidslinjer, sjekklister og budsjettering, inkludert miljøhensyn, teknikk, sikkerhet, valg av foredragsholdere, betalingsløsninger og samarbeid med eksterne leverandører.

• Tips for Gjennomføring:
  Fokus på kommunikasjon, logistikk og deltaker engasjement.

• Evaluering etter Arrangementet:
  Metoder for å samle tilbakemeldinger og forbedre fremtidige arrangementer.

Hva kan du forvente?

• Korte, innsiktsfulle foredrag: Lær hvordan du planlegger og gjennomfører og evaluerer vellykkede arrangementer, og få konkrete verktøy som kan brukes umiddelbart.

• Gruppearbeid med mentorer: Arbeid sammen i grupper på 5, hvor du får personlig veiledning fra en erfaren mentor. Sammen forenkler og tilpasser dere ABC-malen til dagens behov.

• Hands-on erfaring med verktøyene: Bruk LetsPlay-verktøyet til å løse relevante oppgaver, og få praktisk erfaring med metoder som gir raskere og mer effektiv planlegging.

Bli med oss for en dag fylt med læring, nettverksbygging og inspirasjon! Vi ser frem til å se deg på Grand Hotel Oslo.

Agenda:

0915-0945 – Registrering

09:50 - 10:05 | Velkommen og Introduksjon

• Mål: Å gi en kort oversikt over dagens program og målsettinger.

• Foredragsholder: Moderatorer: Scandic & NBTA – Siv & Carl

• Innhold: Introduksjon til seminaret, formål og praktisk informasjon om dagen.

• Tidsestimat: 15 minutter

10:05 - 10:15 | Hvem er Proviso, LetsPlay og intro til online verktøyet

• Mål: Å gi en kort presentasjon av Proviso, LetsPlay, samt bruk av tablets.

• Taler: Foredragsholder: Proviso & LetsPlay

• Innhold:

  • Proviso: Kort om Proviso

  • LetsPlay: Kort om LetsPlay

• § Bruk av tablets i workshop. Kort om hvordan tablets vil bli brukt i workshopen og hva deltakerne kan forvente.

• Tidsestimat: 10 minutter

10:15 - 11:00 | Sesjon 1: Hva kreves for et vellykket arrangement?

• Mål: Å gi deltagerne en oversikt over nødvendige forberedelser og planlegging for vellykkede arrangementer.

• Foredragsholder: Berg-Hansen

• Innhold:

  • Hvordan lage en god oppdragsbeskrivelse og definere mål.

  • Investering og budsjettbeskrivelse.

  • Planleggingens nøkkelkomponenter.

• Tidsestimat: 45 minutter – 10 minutter introduksjon til sesjonen, 25 minutter online workshop, 5-10 minutter hvor foredragsholder deler utvalgte svar med alle

11:00 - 11:15 | Kaffepause / Nettverking

• Mål: Gi deltagerne mulighet for uformell samtale og nettverking.

• Tidsestimat: 15 minutter

11:15 - 12:00 | Sesjon 2: Praktiske verktøy for planlegging

• Mål: Å gi deltagerne verktøy for å planlegge og organisere arrangementer effektivt.

• Foredragsholder: AmexGBT

• Innhold:

  • Tidslinjer, sjekklister og budsjettering.

  • Miljøhensyn, teknisk støtte, sikkerhet og logistikk.

  • Valg av foredragsholdere og bruk av eksterne leverandører.

• Tidsestimat: 45 minutter – 10 minutter introduksjon til sesjonen, 25 minutter online workshop, 5-10 minutter hvor foredragsholder deler utvalgte svar med alle

12:00 - 13:00 | Lunsjpause

• Mål: Å gi deltagerne en pause for lunsj og mulighet for uformelle samtaler.

• Tidsestimat: 1 time

13:00 - 13:45 | Sesjon 3: Gjennomføring av arrangementer

• Mål: Å lære deltagerne hvordan man gjennomfører arrangementet på en vellykket måte.

• Foredragsholder: Thon

• Innhold:

  • Kommunikasjon og koordinering på selve dagen.

  • Logistikk og deltakerengasjement.

  • Tips for å holde arrangementet på sporet.

• Tidsestimat: 45 minutter – 10 minutter introduksjon til sesjonen, 25 minutter online workshop, 5-10 minutter hvor foredragsholder deler utvalgte svar med alle

13:45 - 14:15 | Sesjon 4: Sikkerhet

• Mål: Å sikre deltakerne både fysisk og digitalt ved å informere om basis sikkerhetsrutiner og personvern inkludert nyttige tips om datasikkerhet ved deltakelse.

• Foredragsholder: Scandic

• Innhold: Deltagerne diskuterer spesifikke temaer som:

  • Sikkerhet i lokalet

  • Helse og førstehjelp

  • Tilrettelegging for deltakerne

  • Datasikkerhet og personvern

• Tidsestimat: 30 minutter – I denne sesjonen er det ingen workshop

14:15 – 14:30 | Kaffepause / Nettverking

• Mål: Å gi deltagerne tid til å reflektere over sesjonene så langt og få tid til ytterligere samtaler.

• Tidsestimat: 15 minutter

14:30 - 15:15 | Sesjon 5: Evaluering og Forbedring av Fremtidige Arrangementer

• Mål: Hvordan man kan evaluere arrangementene for å forbedre fremtidige gjennomføringer.

• Foredragsholder: Kommer

• Innhold:

  • Hvordan samle tilbakemeldinger fra deltakerne.

  • Verktøy og metoder for evaluering.

  • Kost kontroll

  • Hvordan bruke erfaringene til kontinuerlig forbedring.

• Tidsestimat: 45 minutter – 10 minutter introduksjon til sesjonen, 25 minutter online workshop, 5-10 minutter hvor foredragsholder deler utvalgte svar med alle.

15:15 | Avslutning og Takk for Deltakelsen

• Mål: Avslutning og takke deltagerne for deres bidrag.

• Foredragsholder: Moderatorer fra Scandic og NBTA (Siv & Carl)

• Innhold: Oppsummering av dagens læring og informasjon, samt online tilbakemelding fra deltakerne om opplevelsen)

• Tidsestimat: 5-10 minutter