Vedtekter for NBTA
§ 1 Navn
Organisasjonens navn er Norwegian Business Travel Association – NBTA.
§ 2 Formål
NBTAs formål er å være en kundestyrt nettverksorganisasjon i forretningsreisebransjen som skal bidra til:
- å skape større innsikt og forståelse for travel management.
- å øke medlemmenes kunnskap om forretningsreisebransjen.
- kompetansedeling mellom medlemmene.
- relasjonsbygging mellom partene i forretningsreisebransjen, eksempelvis kundene imellom, og mellom kundene og leverandørene/produsentene i bransjen.
Dette for å:
- bidra til kostnadseffektivisering av forretningsreiser for medlemsbedriftene.
- være et aktivt forum for utveksling av informasjon og erfaring mellom medlemmene.
§ 3 Medlemskap
Medlemskapet er begrenset til bedrifter i norsk offentlig og privat næringsliv. Medlemskapet tilhører bedriften/organisasjonen og er knyttet til personlig(e) representant(er). Disse bør være beslutningstakere innen reiserelaterte innkjøp og/eller administrasjon. En bedrift har en stemme ved valg i generalforsamling uavhengig av antall representanter fra bedriften.
Leverandører/produsenter av reiserelaterte produkter og tjenester har adgang til medlemskap. Leverandører/produsenter kan totalt ha en styrerepresentant, samt en vararepresentant, men kan ikke være styreleder av organisasjonen.
§ 4 NBTAs besluttende organ er generalforsamlingen
Generalforsamling avholdes innen utgangen av april måned. Innkalling skal skje skriftlig pr. e- post, og sendes medlemmene senest fire uker før generalforsamling avholdes.
Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen, sendes skriftlig pr. e-post til sekretariatsleder senest to uker før generalforsamling avholdes.
Endelig dagsorden med innkomne forslag sendes medlemmene senest en uke før generalforsamling avholdes. Dagsorden skal inneholde følgende:
1. Valg av ordstyrer
2. Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen sammen med lederen
3. Årsberetning ved styrets leder
4. Gjennomgang av fjorårets regnskap mot budsjett og gjennomgang av årets budsjettforslag
5. Vedtak om styrets ansvarsfrihet
6. Innkomne forslag
7. Fastsettelse av neste års medlemsavgift
8. Valg av nye styremedlemmer og valgkomité
9. Valg av revisor
10. Styrets godtgjørelse
På generalforsamlingen skal ingen andre poster behandles enn de som er oppført på endelig dagsorden. Innkomne forslag som er til behandling, avgjøres ved simpelt flertall av representerte stemmer. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Avstemming skjer ved håndsopprekking, eller skriftlig dersom noen krever dette. Dersom en representant blir forhindret fra å møte på generalforsamling, kan fullmakt gis til navngitt person med kopi til styret, eller direkte til styret. Ekstraordinær generalforsamling innkalles med minimum en ukes skriftlig varsel sammen med endelig dagsorden når styret anser det som nødvendig, eller når minst 1/4 av medlemmene skriftlig har anmodet om dette. Generalforsamlingen kan ikke fatte beslutninger dersom representanter for leverandør/produsenter har flertall av stemmeberettigede representanter/fullmakter.
§ 5 Styret
Styrets sammensetning: Leder, fem styremedlemmer, samt en vararepresentant for leverandør/produsent og en vararepresentant for direkte medlem. Leder og to styremedlemmer er på valg samme år, mens de tre andre styremedlemmene er på valg det andre året. Alle verv i styret er for to år, unntatt varamedlemmer, som velges for ett år. Styrets medlemmer kan gjenvelges for inntil tre perioder. Dersom styremedlemmet først har vært varamedlem, telles ikke disse periodene med. Signatur for NBTA innehas av sekretariatsleder. Styret kan etter behov oppnevne prosjektgrupper.
Styret utarbeider og oppdaterer etter behov organisasjonens etiske retningslinjer. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme.
§ 6 Medlemsavgift
Medlemsavgiften fastsettes på generalforsamling eller ekstraordinær generalforsamling.
§ 7 Styregodtgjørelse
Styregodtgjørelse fastsettes av generalforsamlingen.
§ 8 Vedtektsendringer
Endring av vedtektene kan skje ved behov på generalforsamlingen eller i ekstraordinær generalforsamling. Endring av vedtekter krever 2/3 flertall.
§ 9 Oppløsning av organisasjonen
Beslutning om oppløsning av NBTA skal fattes på styremøte og etterfølgende generalforsamling. Vedtaket krever 2/3 flertall. I tilfelle oppløsning, bestemmer generalforsamlingen disponering av organisasjonens midler etter anbefaling av styret.
Godkjent på NBTAs Generalforsamling 11. april 2019